Sisäisen laskun muodon selitys

Sisäiset laskut ovat viikoittaisia raportteja siitä, mitkä työkalut ovat olleet poissa varastosta (jollakin henkilöllä tai sijoitettuna). Vuokra-arvo lasketaan automaattisesti ja pyöristetään ylöspäin lähimpään sopivaan yksikköön. Tätä laskua ei tarvitse maksaa minnekään. Tarkoituksena on auttaa sinua laskuttamaan eteenpäin työkaluihin liittyviä kustannuksia, esimerkiksi vuokrauksessa. Se voi toimia myös muistuttajana, jos kalliit työkalut ovat käyttämättöminä jossain laitoksessa. Ehkä ne voisivat olla paremmassa käytössä jossain muualla.

Saat 1 sisäisen laskun per tilausnumero/tilausmerkki, joka sisältää kaikki työkalut, jotka ovat olleet vuokrattuna yhdessä tai useammassa jaksossa kyseisellä tilausmerkillä viime viikolla. ”Vuokrattuna” tarkoittaa tässä jaksoja, joissa työkalu ei ollut rekisteröitynä mihinkään varastoon.

Saat jokaisessa sähköpostissa sisäisen laskun 3 muodossa: suoraan sähköpostin viestitekstinä, PDF-liitteenä ja taulukkolaskennassa. Jotkut yritykset lähettävät nämä sähköpostit yhteiseen jakelusoitteeseen, joka menee kaikille asiavastaaville, ja sieltä jokaisen on helppo poimia ”oman” tilauksensa kustannukset.

Ota Raportti-moduuli käyttöön ja syötä sähköpostiosoite(-osoitteet) kenttään 2 ”Sähköposti sisäisen laskun vastaanottamiseen”. Voit syöttää useita sähköposteja pilkulla erotettuna, jos haluat.

Jokaisella sähköpostilla on yksilöllinen sisäisen laskun numero (punaiset neliöt), joka näkyy sähköpostin otsikossa ja liitteen nimissä. Tilausmerkki löytyy myös sähköpostin otsikosta, viestin tekstistä ja PDF-asiakirjasta sekä jokaiselta riviltä yksityiskohdissa.

Muutokset edellisestä versiosta

Tämä on ensimmäinen versio, joten kaikki on uutta. Versiossa 1 on 6 vientisaraketta sähköpostissa ja PDF:ssä sekä 13 vientisaraketta taulukkolaskennassa.

Myöhemmissä versioissa uudet kentät lisätään loppuun, sarakkeet ovat aina samassa järjestyksessä ja niillä on identtiset otsikot. Kaikki tapahtumatyypit säilyttävät samat nimet. Tämä tarkoittaa, että uudemmat versiot ovat taaksepäin yhteensopivia, ja versiolle 1 kirjoitetut funktiot toimivat myös uudempien versioiden kanssa.

ERRATA/Korjaukset tähän versiota 1 kuvaavaan dokumenttiin:

• Ei vielä mitään.

Lähetys

Sisäiset laskut lähetetään kaikille yrityksille klo 08:00 joka maanantai ”Oslon aikaa”. Jos jotain menee pieleen ja meidän täytyy korjata raportointitoiminto, seuraava raportti sisältää tapahtumat edellisen raportin lähetysajasta alkaen. Tämä tarkoittaa, että saat yleensä viikkoraportteja siitä, mitä on tapahtunut maanantaista maanantaihin klo 08:00. Suunnilleen. Palvelimen kuormituksesta riippuen raportointi voi alkaa hieman ennen tai jälkeen klo 08:00:00.

Kun aktivoit raporttimoduulin ensimmäistä kertaa, saat automaattisesti raportin viimeiseltä 2 viikolta. Voit ottaa meihin yhteyttä, jos haluat raportin eri ajankohdasta.

Aikarajoitus

Emme voi toimittaa lokeja ennen 1. tammikuuta 1970 klo 00:00:00 UTC emmekä tulevaisuudesta (pitäisi toimia hyvin kaikille asiakkaillemme). Vuoden 2038 ongelma on huomioitu. Meillä tulee olemaan ongelma vuodenvaihteessa 9999/10000 jKr., mutta päivitämme sovelluksen hyvissä ajoin etukäteen.

Tietolähteet

Useimmat lokin kentät tallennetaan ”sellaisina kuin ne olivat sillä hetkellä”. Esimerkiksi loki näyttää työkalujen nimet sellaisina kuin ne olivat tapahtuman aikaan. Siksi samalla työkalulla voi olla eri nimiä lokin eri kohdissa.

Jotkut kentät haetaan vientihetkellä, joten arvo on voinut olla erilainen tapahtuman aikaan:

• Työntekijänumerot
• Vuokrahinta

Nämä ovat tyypillisesti kenttiä, joita ei päivitetä kovin usein, mutta jos olet muuttanut niitä viikon aikana, vientihetken arvo (joka on lähes varmasti maanantai klo 08:00) näytetään.

Jotkut kentät lasketaan vientihetkellä, kuten päivämääräkentät, ”päiviä/tunteja/minuutteja/sekunteja ulkona” ja kustannus. Tämän olisi voinut tehdä yksinkertaisilla kaavoilla taulukkolaskennassa, mutta nyt olemme tehneet sen puolestasi 🙂

Esimerkkitiedosto

Tässä on esimerkkitiedosto (taulukkolaskenta / excel) joka näyttää kaikki tapahtumatyypit ja joitakin arvoja jokaiselle niistä. Tiedostossa on myös lyhyt selitys, katso yksityiskohdat alta.

Vaaditut asetukset

Jotta vienti toimisi, sinun täytyy:

• rastittaa ”Raportti” Yritysasetuksissa
• täyttää ”Sähköposti sisäisen laskun vastaanottamiseen” Yritysasetuksissa

- Voit syöttää useita sähköpostiosoitteita pilkulla erotettuna, jos haluat lähettää usealle.

Muoto

Robotti lähettää sähköpostin osoitteeseen/-osoitteisiin, jotka on määritetty ”Vientiosoitteen sähköposti” -kenttään Yritysasetuksissa.

Sähköpostissa on sama lista viestin tekstissä, liitteenä olevassa CSV-tiedostossa ja PDF-liitteessä. Mukana on aina CSV- ja PDF-tiedosto, vaikka tapahtumia ei olisi ollut viime kerrasta.

CSV-tiedoston muoto ja syntaksi  (täysin standardi CSV):

• Merkistö UTF-8
• Kenttäerotin on pilkku ,
• Rivierotin on LF ( , 0x0a)
• Desimaalierotin on piste .
• Aikavyöhyke on Europe/Oslo ja huomioi kesä/talviajan. Aika voi mennä taaksepäin tietyissä lokin kohdissa, erityisesti klo 02:00-03:00 maalis- ja lokakuun viimeisenä sunnuntaina, niin kauan kuin Norja käyttää kesäaikaa. Sisäinen aikaleima ei kuitenkaan koskaan mene taaksepäin, koska se käyttää UTC:tä. Google ei käytä karkaussekunteja, joten aikoja kuten 23:59:60 ei pitäisi esiintyä.
• Päivämäärämuoto on ”VVVV-KK-PP TT:MM:SS”, esimerkiksi ”2022-05-17 08:15:01” on 17. toukokuuta 2022 klo 08:15:01 Oslon aikaa
• Kentät, jotka sisältävät englantilaisia kaksoislainausmerkkejä ” tai pilkkuja, muotoillaan näin (täysin standardi CSV):

- 1 ”Kenttä saa ympäröivät englantilaiset kaksoislainausmerkit”

- 2 Mahdolliset ” tekstissä muuttuvat ”” CSV-tiedostossa.

Esimerkki: teksti ”lainausmerkeissä, tuplatuissa” ja pilkulla erotettu muuttuu muotoon ”teksti ””lainausmerkeissä, tuplatuissa””, ja pilkulla erotettu”

- Rivi 1 on otsikoita

- Rivi 2 ja siitä eteenpäin sisältävät tapahtumatyyppejä tai mahdollisia virheilmoituksia. Jos tapahtumia ei ole ollut, saat vain otsikot, mutta saat aina sähköpostin, jossa on liitteenä taulukkolaskenta.

Aika ulkona/sisällä

Aika lasketaan siitä, kun työkalu otetaan jostain varastosta, ja päättyy, kun se laitetaan takaisin varastoon. Jos työkalu otettiin pois useita viikkoja sitten, ”aika ulkona” on tyypillisesti 7 päivää joka viikkoraportissa, kunnes työkalu rekisteröidään takaisin varastoon.

Avaaminen

CSV-tiedostot ovat pelkkää tekstiä, ja voit avata ne esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla.

Raporttien tuonti laskentataulukoihin

Jos käytät LibreOfficea, OpenOfficea, Google Sheetsiä tai Numbersia, voit yksinkertaisesti avata CSV-tiedoston ja valita UTF-8, pilkulla erotettu.

Excel on hieman erilainen, koska se ei jostain syystä kysy suodatinasetuksia CSV:tä avatessasi.
Avataksesi CSV-tiedoston Excelissä sinun täytyy:

1. Avaa uusi laskentataulukko
2. Mene kohtaan Tiedot → Nouda ulkoisia tietoja → Tekstistä

1. Valitse CSV-tiedosto
2. Valitse merkistöksi UTF8
3. Valitse erotettu merkeillä (ei kiinteä pituus)

1. Valitse pilkku ainoaksi kenttäerottimeksi (ja '' tekstille; se on yleensä oletuksena)

1. Paina Seuraava / Valmis muutaman kerran

Nyt voit tehdä tavallisia laskentataulukkotoimintoja tiedoilla