Vidinės sąskaitos formato paaiškinimas

Vidinės sąskaitos – tai savaitinės ataskaitos, kuriose nurodoma, kurie įrankiai buvo iš sandėlio (pas asmenį ar dislokuoti). Nuomos vertė apskaičiuojama automatiškai ir suapvalinama iki artimiausio tinkamo vieneto. Tai nėra sąskaita, kurią reikia kur nors apmokėti. Tikslas – padėti apskaityti papildomas išlaidas su įrankiais, pavyzdžiui, juos nuomojant. Tai taip pat gali būti priminimas, jei brangūs įrankiai kažkur lieka nenaudojami objekte. Galbūt juos galima geriau panaudoti kitur.

Gausi 1 vidinę sąskaitą už kiekvieną užsakymo numerį/užsakymo žymą, kurioje bus visi įrankiai, paskutinę savaitę nuomoti vieną ar kelis laikotarpius su tuo užsakymo žymeniu. „Išnuomota“ čia reiškia laikotarpius, kai įrankis nebuvo registruotas sandėlyje.

Kiekviename el. laiške vidinę sąskaitą gausi 3 formatais: tiesiogiai kaip žinutės tekstą el. laiške, kaip PDF priedą ir kaip skaičiuoklę. Kai kurios įmonės šiuos laiškus siunčia bendru paskirstymo adresu, einančiu visiems atvejų valdytojams, ir iš ten kiekvienas gali pasiimti savo užsakymų išlaidas.

Įjunk ataskaitų modulį ir įvesk el. paštą(-us) lauke 2 „El. paštas vidinei sąskaitai gauti“. Jei nori, gali įvesti kelis el. paštus, atskirtus kableliais.

Kiekvienas el. laiškas turi unikalų vidinės sąskaitos numerį (raudoni langeliai), kuris atsispindi laiško pavadinime ir priedų pavadinimuose. Užsakymo žymenys taip pat yra el. laiško pavadinime, žinutės tekste ir PDF dokumente bei kiekvienoje detalių eilutėje.

Pakeitimai nuo ankstesnės versijos

Tai pirmoji versija, todėl viskas nauja. 1 versija turi 6 eksporto stulpelius el. laiške ir PDF dokumente bei 13 eksporto stulpelių skaičiuoklėje.

Vėlesnėse versijose nauji laukai bus pridedami pabaigoje, stulpeliai visada bus tokia pat tvarka ir turės identiškas antraštes. Visi įvykių tipai išlaikys tuos pačius pavadinimus. Tai reiškia, kad naujesnės versijos bus suderinamos atgaline tvarka, ir funkcijos, parašytos 1 versijai, taip pat veiks su naujesnėmis versijomis.

ERRATA/pataisymai šiam dokumentui, aprašančiam 1 versiją:

• Kol kas nėra.

Siuntimas

Vidinės sąskaitos visoms įmonėms siunčiamos kiekvieną pirmadienį 08:00 „Oslo laiku“. Jei kažkas nepavyksta ir mums reikia pataisyti ataskaitų funkciją, kita ataskaita apims įvykius nuo paskutinės ataskaitos siuntimo laiko. Tai reiškia, kad paprastai gausi savaitines ataskaitas apie tai, kas vyko nuo pirmadienio iki pirmadienio 08:00. Maždaug. Priklausomai nuo serverio apkrovos, ataskaita gali būti išsiųsta šiek tiek anksčiau ar vėliau nei 08:00:00.

Pirmą kartą įjungus ataskaitų modulį, automatiškai gausi ataskaitą už paskutines 2 savaites. Gali su mumis susisiekti, jei pageidauji ataskaitos nuo kito laiko.

Laiko apribojimas

Negalime pateikti žurnalų nuo prieš 1970 m. sausio 1 d. 00:00:00 UTC arba iš ateities (turėtų puikiai veikti visiems mūsų klientams). 2038 m. problema buvo įvertinta. Turėsime problemą metų sandūroje 9999/10000 m. e., bet atnaujinsime programėlę gerokai iš anksto.

Duomenų šaltiniai

Dauguma žurnalo laukų saugomi „tokie, kokie buvo tuo metu“. Pavyzdžiui, žurnale rodomi įrankių pavadinimai tokie, kokie jie buvo įvykio metu. Todėl tas pats įrankis žurnale gali būti vadinamas skirtingai.

Kai kurie laukai gaunami eksporto metu, todėl reikšmė galėjo būti kitokia įvykio metu:

• Darbuotojų numeriai
• Nuomos kaina

Tai paprastai laukai, kurie nėra labai dažnai atnaujinami, bet jei pakeitei juos per savaitę, bus rodoma reikšmė eksporto metu (kuri beveik tikrai yra pirmadienis 08:00).

Kai kurie laukai apskaičiuojami eksporto metu, pvz., datos laukai, „dienos/valandos/minutės/sekundės lauke“ ir kaina. Tai galima būtų padaryti paprastomis formulėmis skaičiuoklėje, bet dabar tai padarėme už tave 🙂

Pavyzdinis failas

Štai pavyzdinis failas (skaičiuoklė / excel) kuriame parodyti visi įvykių tipai ir kelios reikšmės kiekvienam iš jų. Pačiame faile taip pat yra trumpas paaiškinimas, žiūrėk detales žemiau.

Reikalingi nustatymai

Kad eksportas veiktų, turi:

• Pažymėti „Ataskaita“ Įmonės nustatymuose
• užpildyti „El. paštas vidinei sąskaitai gauti“ Įmonės nustatymuose

- Gali įvesti kelis el. pašto adresus, atskirtus kableliais, jei nori siųsti daugiau nei vienam asmeniui.

Formatas

Robotas siunčia el. laišką adresu(-ais), nurodytu(-ais) lauke „El. pašto adresas eksportui“ Įmonės nustatymuose.

El. laiške yra tas pats sąrašas žinutės tekste, pridėtame CSV faile ir pridėtame PDF. CSV failas ir PDF failas visada bus pridėti, net jei nuo paskutinio karto nebuvo įvykių.

CSV failo formatas ir sintaksė  (visiškai standartinis CSV):

• Simbolių rinkinys UTF-8
• Laukų skirtukas yra kablelis ,
• Eilutės skirtukas yra LF ( , 0x0a)
• Dešimtainis skirtukas yra taškas .
• Laiko zona yra Europe/Oslo ir atsižvelgia į vasaros/žiemos laiką. Tam tikrose žurnalo vietose laikas gali eiti atgal, konkrečiai apie 02:00-03:00 paskutinį kovo ir spalio sekmadienį, kol Norvegija naudoja vasaros laiką. Tačiau vidinis laiko žymeklis niekada nejuda atgal, nes naudoja UTC. Google nenaudoja keliamųjų sekundžių, todėl laikai kaip 23:59:60 neturėtų pasitaikyti.
• Datos formatas yra „MMMM-MM-DD VV:MM:SS“, pavyzdžiui „2022-05-17 08:15:01“ 2022 m. gegužės 17 d. 08:15:01 Oslo laiku
• Laukai, kuriuose yra dvigubos angliškos kabutės » arba kableliai, formatuojami taip (visiškai standartinis CSV):

- 1 „Laukas apgaubiamas dvigubomis angliškomis kabutėmis“

- 2 Bet kuris ” tekste taps ”” CSV faile.

Pavyzdys: tekstas „kabutėse, dvigubose“, ir atskirtas kableliu, tampa „tekstas „„kabutėse, dvigubose““, ir atskirtas kableliu“

- 1 eilutė yra antraštės

- 2 eilutė ir žemiau turi įvykių tipus arba galimas klaidų žinutes. Jei nebuvo įvykių, gausi tik antraštes, bet visada gausi el. laišką su pridėta skaičiuokle.

Laikas lauke/viduje

Laikas skaičiuojamas nuo to momento, kai įrankis paimamas iš sandėlio, ir baigiasi, kai jis grąžinamas į sandėlį. Jei įrankis buvo paimtas prieš kelias savaites, „laikas lauke“ paprastai bus 7 dienos kiekvienoje savaitės ataskaitoje, kol įrankis nebus įregistruotas atgal į sandėlį.

Atidarymas

CSV failai – tai tiesiog paprastas tekstas, ir gali juos atidaryti, pavyzdžiui, skaičiuokle.

Kaip importuoti ataskaitas į skaičiuokles

Jei naudojate LibreOffice, OpenOffice, Google Sheets ar Numbers, galite tiesiog atidaryti CSV failą ir pasirinkti UTF-8, atskirtą kableliais.

Excel šiek tiek skiriasi, nes dėl kažkokios priežasties atidarant CSV neklausia filtro nustatymų.
Norėdami atidaryti CSV failą Excel programoje, turite:

1. Atidaryti naują skaičiuoklę
2. Eiti į Duomenys → Gauti išorinius duomenis → Iš teksto

1. Pasirinkti CSV failą
2. Pasirinkti UTF8 kodavimą
3. Pasirinkti atskirtą simboliais (ne fiksuoto ilgio)

1. Pasirinkti kablelį kaip vienintelį lauko skyriklį (ir '' tekstui; paprastai tai nustatyta pagal nutylėjimą)

1. Paspauskite Kitas / Atlikta kelis kartus

Dabar galite atlikti įprastus skaičiuoklės veiksmus su informacija